15 Tipps zum Ablagesystem Teil 1 – Freitag ist Ordnungstag

Euer Ablagefach überläuft und ihr findet einfach keine Motivation, um Ordnung in eure Dokumente zu bringen? Ich erläutere 15 Tipps, die euch bei dieser Aufgabe helfen können. Heute im ersten Teil der dreiteiligen Beitragsreihe findet ihr die ersten fünf Anregungen für mehr Ordnung im Büro.

1. Hängeregistratur statt Ablagefach

Papierstapel haben grundsätzlich etwas bedrückendes an sich. Umso höher der Stapel, desto deprimierender wird es. Zunächst möchte ich euch deshalb raten, von herkömmlichen Ablagefächern (Briefablagen) umzusteigen auf eine Hängeregistratur. Während man bei einem Ablagefach dazu neigt, einfach alles mögliche, was abgelegt werden kann, in das gleiche Fach zu manövrieren, sorgt eine Hängeregistratur von Vornherein für mehr Ordnung. Die Vorteile im Überblick:

ihr könnt mehrere Dokumente, die zusammengehören in Fächer sortieren
Jedes Fach lässt sich beschriften
dank Rollen ist die Hängeregistratur mobil
Fächer lassen sich jederzeit anpassen
Thematisch passende Dokumente sind mit einem Griff zur Hand
das Ablegen in Ordner geht wesentlich schneller

Hängeregistraturen sind insbesondere für Dokumente praktisch, die man regelmäßig benötigt und deshalb ungern in einem Ordner aufbewahren möchte. Außerdem eignet sich diese Lösung perfekt für alle, die keine Zeit haben, um erledigte Dokumente immer sofort in Ordner abzuheften. In den Fächern könnt ihr Papiere eine gewisse Zeit sammeln und dann besonders zügig ablegen.

Falls ihr in einem kleinen Büro oder Homeoffice arbeitet, können Fächermappen oder Pultordner eine Alternative sein. Sie nehmen weniger Platz in Anspruch als eine Hängeregistratur und sind günstig erhältlich. Pultordner lassen sich darüber hinaus sehr gut als Wiedervorlage-Mappe nutzen.

2. Ablage leeren

Bevor ihr mit einem neuen Ablagesystem beginnt, solltet ihr das alte System möglichst vollständig leeren. Das gilt besonders dann, wenn ihr bisher ein Ablagefach hattet und dort sämtliche Dokumente aus diversen Bereichen und Themen landeten. Geht alle Dokumente durch und prüft zuerst, was direkt in die entsprechenden Ordner abgelegt werden kann. Nehmt euch für die Ablage-Reinigungs-Aktion am besten nach Feierabend Zeit. So könnt ihr in Ruhe und ohne Unterbrechung dran bleiben. Ausreden gibt es dann keine! Plant euch konsequent einen bestimmten Zeitrahmen ein und widmet euch gezielt dieser einen Aufgabe.

Nachdem alle Dokumente, die aktuell nicht mehr benötigt werden, aufgeräumt sind, geht es darum alle anderen Unterlagen clever nach Thema, Abteilung oder sonstigen Bereichen zu bündeln. Sortiert sie entsprechend und legt sie nach Möglichkeit umgehend in die Hängeregistratur. Eure neu angelegte Hängeregistratur könnte beispielsweise folgende Fächer haben:

Geschäftsreisen (wichtige Dokumente wie Flugtickets oder Hotelreservierungen)
Projekte (Unterlagen wie Pläne, Kundenbriefe und Co.)
Vorlagen (für diverse Geschäftsbriefe)
zu zahlende Rechnungen
Recht (Schreiben von Rechtsanwälten oder rechtliche Info-Briefe)
Versicherungen (Verträge, Schriftverkehr und Co.)
Fahrzeuge

3. Ablage sinnvoll nutzen

Bei der Ablage in Form einer Hängeregistratur geht es nicht darum dem Chaos einen neuen Platz zu geben, sondern Unordnung konsequent vorzubeugen und künftig wertvolle Zeit einzusparen. Im Vergleich zu herkömmlichen Ablagefächern, wo ihr keine Chance habt, etwas zu sortieren (es sei denn ihr schafft dutzende Fächer an und stapelt einen erdrückenden Fächerturm auf dem Schreibtisch) fällt es bei einer Hängeregistratur leicht Ordnung zu halten.

Habt ihr die Fächer entsprechend beschriftet, könnt ihr die Hängeregistratur täglich nutzen, um alle Dokumente zu erledigten Aufgaben umgehend von eurem Schreibtisch zu verbannen. Dank der Fächer könnt ihr die Dokumente direkt nach Thema, Aufgabe oder Abteilung sortieren. Das hat den Vorteil, dass ihr später beim Ablegen in Ordner wesentlich schneller vorankommt. Ihr müsst die Dokumente nicht mehr zusammensuchen, sondern habt mit einem Handgriff alles parat. Somit bleibt euer Schreibtisch aufgeräumt und ihr wisst immer wo Unterlagen zu finden sind.

4. Dokumente richtig platzieren

Legt Dokumente in den Fächern der Registratur immer so hinein, dass sie mit der Vorderseite zu euch zeigen. Die Seite, wo ihr das Papier locht, sollte nach unten. Wenn ihr alle Dokumente in unterschiedlicher Anordnung einsortiet, erschwert das die Übersicht. Außerdem sollte das aktuellste Dokument stets ganz vorne liegen. Doch das wird in der Regel sowieso automatisch gemacht.

5. Projekte bündeln

Nicht für jede Art von Projekt lohnt sich das Anlegen eines eigenen Fachs. Wollt ihr zum Beispiel auch private Dokumente wie Zeitungsartikel zum Flohmarktverkauf, Papiere zu einer Renovierung oder Angebote für eine neue Anschaffung sammeln, wäre es praktisch ein Fach für „Private Projekte“ anzulegen. Je Projekt könnt ihr innerhalb des Fachs eine Aktenhülle einsortieren. Am besten verwendet ihr pro Projekt eine Hülle in einer bestimmten Farbe. Das erleichtert das Finden der gewünschten Dokumente. Ist ein Projekt abgeschlossen, lässt sich die Hülle für das nächste Projekt einsetzen.

Demnächst folgen dann weitere Tipps zum Thema Ablage : )

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 2 – Freitag ist Ordnungstag

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 3 – Freitag ist Ordnungstag