26.06.15

Viele von euch werden wie ich zum Großteil an einem Schreibtisch arbeiten. Da auch im Büro Ordnung eine wichtige Rolle spielt, möchte ich euch heute sechs praktische Tipps zum Thema geben. So könnt ihr künftig konsequent Ordnung im Büro halten und entspannter arbeiten.

1. Schreibtisch täglich aufräumen

Wer morgens ins Büro kommt und von einem chaotischen Schreibtisch begrüßt wird, muss zwangsläufig schlechte Laune bekommen. Zumindest sinkt die Laune und der Start in den Tag macht wenig Spaß. Deshalb solltet ihr jeden Abend bevor ihr geht euren Arbeitsplatz aufräumen. So könnt ihr zum einen beruhigt in den Feierabend starten, weil ihr wisst, dass ihr nichts vergessen habt und alles an seinem Platz ist. Zum anderen dürft ihr euch am nächsten Morgen auf einen sauberen Arbeitsplatz freuen. Um den Schreibtisch zügig und effektiv aufzuräumen, hier ein paar Anregungen:

  • Erledigte Notizen/Dokumente entsorgen oder entsprechend abheften
  • Kleinkram wie Tempos, Handcreme und ähnliches ordentlich in einer Schublade verstauen
  • Gläser, Tassen und Co. in die Spülmaschine räumen bzw. spülen
  • Ordner und Dokumente an den Platz räumen

2. Schreibtisch entrümpeln

Konzentriert zu arbeiten, fällt gleich viel leichter, wenn der Schreibtisch von unnötigem Ballast befreit wird. Ihr habt mehrere Ablagefächer, Ordner und einen Haufen Unterlagen neben euch liegen? Entfernt all das wenn möglich und bewahrt es hinter euch oder auf einem nebenstehenden Regal auf. Das kommt euch vielleicht übertrieben vor, aber es hilft. Glaubt mir! Umso ordentlicher und weniger beladen euer Arbeitsplatz, desto besser könnt ihr euch konzentrieren und fokussieren.

3. Eingangsfach leeren!

Viele werden beim Arbeiten durch ein volles Eingangsfach blockiert. Besser gesagt ihr Geist wird blockiert. Deshalb: Nehmt euch etwas Zeit und macht wenn nötig Überstunden, um euer Eingangsfach einmal in aller Ruhe durchzusehen und zu leeren. Das Fach sollte nicht überquellen, sondern tatsächlich als Unterstützung dienen. Sobald zu viel darin herumliegt, erfüllt es seinen Zweck nicht mehr. Kurt Tucholsky, deutscher Journalist und Schriftsteller, hat einmal treffend gesagt:

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb

Und da ist viel Wahres dran! Unnötiger Ballast kostet uns Zeit und Nerven. Viel zu oft sagen wir uns „Das mach ich später, morgen, ein anderes Mal“. Was passiert? Unsere Ablagefächer und Tische quellen über, wir werden abgelenkt, wir trödeln.

Um möglichst fix und effektiv voran zu kommen, empfehle ich folgende Taktik, um den Eingangskorb zu leeren:

  1. Zuerst gehe ich meinen Eingangskorb durch und entferne alles, was in den Müll kann. Das wandert direkt in den Papierkorb (beim ersten Mal kann das recht viel sein. Nachdem ersten konsequenten Entrümpeln solltet ihr künftig solche Sachen nicht mehr im Eingangskorb liegen lassen, sondern direkt entsorgen!)
  2. Alles was in Ordner einsortiert und abgelegt werden kann, kommt als nächstes an die Reihe und wird sofort aufgeräumt
  3. Im dritten Schritt, geht es um Dinge, die ihr nicht selbst erledigen könnt/wollt, die also delegiert werden müssen. Tut das gleich und gebt die Aufgabe bzw. Zwischenaufgaben an Kollegen weiter. Legt euch das auf Wiedervorlage, um den Status rechtzeitig prüfen zu können.
  4. Jetzt kommt alles, was ihr sofort erledigen könnt. Alles was ihr innerhalb der nächsten fünf Minuten machen könnt, tut ihr gleich. Andere Dinge legt ihr entweder auf morgen oder auf den entsprechenden Tag, an dem die Aufgabe abgearbeitet werden kann.
  5. Im letzten Schritt geht es darum noch offene Aufgaben korrekt zu terminieren. Legt fest, welcher Schritt als nächstes folgt, um fokussiert zu bleiben und macht euch entsprechende Erinnerungen.

4. Post-its bündeln

Zu Beginn meiner Karriere im Büro nervten mich Post-its fast täglich. Ich nutze die kleinen Zettel zwar grundsätzlich gern, aber wisst ihr wie störend es sein kann, wenn am Arbeitsplatz irgendwann dutzend davon rumhängen? Man guckt ständig auf die Notizen, weil man Angst hat etwas vergessen zu können. Und am Ende passiert es vielleicht sogar, weil man den Überblick verliert. Post-its sind nicht dafür gemacht alles zu belagern und voll zu hängen.

Viel praktischer und wesentlich effizienter ist es, die kleinen Notiz-Zettel stattdessen auf ein leeres weißes Blatt zu heften und das wiederum in eine transparente Aktenhülle zu schieben. So können die Post-its nicht rausfallen und ihr haltet euren Schreibtisch frei von bunter Zettelwirtschaft! Natürlich könnt ihr die Aktenhüllen mit Post-its auch thematisch sortieren und entsprechend aufbewahren.

Falls ihr mit einer Wiedervorlage-Mappe arbeitet, legt ihr euch die entsprechende Hülle mit den Notizen einfach auf den entsprechenden Tag, an dem ihr die Notizen wieder braucht. Oder ihr übertragt die Informationen von Post-its einfach in ein digitales To-do-Programm. Noch besser: Alles gleich erledigen und Post-its schnellstmöglich entsorgen!

5. Prioritäten setzen

Um am nächsten Tag direkt wieder nahtlos weitermachen zu können und das wichtigste zu erst zu erledigen, lege ich mir immer am Vorabend die Aufgabe auf den Schreibtisch, die zuerst erledigt werden muss. Oder ich gebe die Aufgabe entsprechend der Priorität in meine To-do-Software ein. So muss ich nicht am Morgen erst schauen, was Priorität hat, sondern kann ohne Zeitverlust sofort starten. Im Idealfall, legt ihr euch alle weiteren Unterlagen dazu, die ihr zum Bearbeiten braucht wie Telefonnummern, Kopien oder ähnliches.

6. Regelmäßig ablegen

In vielen Büros hat es sich eingebürgert, dass man Ablagefächer Wochen oder gar Monate vernachlässigt. Die Stapel werden dann so groß, dass der Azubi stundenlang beschäftigt ist. Meiner Meinung nach, ist das Schwachsinn. Denn sobald zu viel Zeit vergeht, fehlen die Unterlagen in den entsprechenden Ordnern und man sucht sie unnötig. Chaos ist das Ergebnis.

Besser ist es, erledigte Dokumente sofort einzuordnen. Mir ist klar, dass das je nach Tagespensum und Art der Tätigkeit nicht machbar ist, weil pro Tag einfach zu viel anfällt und es mehr Zeit kosten würde jedes Mal wegen einem Blatt Papier aufzustehen. Ok, das ist völlig verständlich. Dann solltet ihr aber trotzdem einmal täglich oder mindestens einmal wöchentlich zur Ablage greifen und alle Unterlagen versorgen. Das schafft dauerhaft mehr Ordnung und System.

Ich werde demnächst weitere Tipps zum Thema Ordnung im Büro zusammenfassen. Der Bedarf ist hier sicherlich groß ; )

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