13.11.15

Nachdem ich im ersten Teil der Artikelserie zum Thema Ablagesystem auf die Vorteile und Nutzungsmöglichkeiten einer Hängeregistratur eingegangen bin, folgen heute fünf weitere Tipps zum sinnvollen Ablegen von Dokumenten.

6. Dokumente entsorgen

Der Sinn und Zweck einer Ablage sollte es sein, Dokumente bei Bedarf schnell und komfortabel zu finden. Das ist aber nur möglich, wenn Ablagesysteme ordentlich sind und keine unnötigen Papiere enthalten. In vielen Büros wird das Entsorgen von Unterlagen massiv vernachlässigt. Dabei wäre es extrem wichtig, Dokumente zu vernichten, wenn diese nicht mehr benötigt werden. Zwar gibt es Dinge, die über viele Jahre aufbewahrt werden müssen, aber das gilt längst nicht für alles.

Deshalb solltet ihr Wartezeiten zwischen Terminen oder Leerlaufzeiten effektiv nutzen, um Ordner und Co. regelmäßig von unnötigem Ballast zu befreien. Hierbei könnt ihr verschiedene Taktiken anwenden. Ihr könntet euch zum Beispiel vornehmen Ordner zwischendurch aufzuräumen. Das könnte so aussehen, dass ihr immer, wenn ihr einen Ordner sowieso in der Hand habt und neue Dokumente ablegt, alte und überflüssige Papiere an dieser Stelle entsorgt.

Für mich persönlich wäre das allerdings nicht die optimale Lösung. Mein Problem: Wenn ich einmal anfange aufzuräumen, kann ich nicht mehr so schnell aufhören : ) Ich persönlich plane mir deshalb viel lieber am Samstag oder nach Feierabend etwas Zeit ein und gehe Ordner systematisch von vorne bis hinten durch. So arbeite ich effektiver und bin schneller. Entscheidet einfach selbst, welche Vorgehensweise für euch die Beste ist.

7. Ordner anschaffen

Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, dass in einem ordentlichen Büro Ordner zum Ablegen von Unterlagen zum Einsatz kommen, aber die Regel ist das dennoch nicht überall. Häufig liegen Dokumente durcheinander in Ablagefächern oder werden in Klarsichthüllen gesammelt. Dass dieses Ablagesystem diesen Namen nicht verdient hat, ist selbsterklärend. Viel besser ist der Griff zu Ordnern. Schließlich lassen sie sich beschriften, was die Suche nach abgelegten Papieren massiv erleichtert und beschleunigt.

8. Trennstreifen nutzen

Allein mit Ordnern ist es aber noch längst nicht getan. Um innerhalb der Ordner für dauerhafte Ordnung zu sorgen, sind Trennstreifen ideal. Wie der Name vermuten lässt, trennen diese farbigen Streifen Dokumente voneinander. So lassen sich innerhalb von Ordner separate Bereiche einrichten, um Papier unterschiedlicher Themen gemeinsam abzulegen. Mit diesen kleinen Bürohelfer könnt ihr zum Beispiel einen mit „Versicherungen“ beschrifteten Ordner im Inneren aufteilen und Fächer für verschiedene Verträge wie Kfz-Versicherung, Haftpflicht und Hausrat anlegen.

Auch die monatliche Buchhaltung lässt sich aufgeräumt ablegen. Trennsteifen sind vielfältig verwendbar und sorgen dafür, dass ihr Dokumente schnell zur Hand habt. Mit unterschiedlichen Farben fällt das Ablegen noch leichter. Da Trennstreifen etwas breiter sind als A4 wird darüber hinaus der Zugriff auf Dokumente verbessert, weil man schneller eine bestimmte Stelle im Ordner aufschlagen kann. Sinnvoll beschriftet kann dank Trennstreifen nichts mehr schief gehen!

9. Die 80%-Regel

Packt eure Ordner nie randvoll, weil das die Entnahme von Papieren erschwert. Ein Ordner sollte maximal zu 80 Prozent gefüllt sein! Natürlich könnt ihr ein bisschen mehr reinpacken, aber übertreibt es nicht. Ihr ärgert euch ansonsten, wenn die Unterlagen aufgrund der Masse herausrutschen oder ihr den Inhalt pressen müsst, damit der Ordner überhaupt zu geht.

10. Erweiterte Nutzung der Hängeregistratur

Ihr habt euch bereits eine Hängeregistratur angeschafft, nutzt sie aber ausschließlich für Dokumente? Dann solltet ihr dies überdenken. Denn die Mappen einer Hängeregistratur könnt ihr noch für viel mehr verwenden. Wie wäre zum Beispiel Schlüssel oder Bürozubehör wie Hängeregistratur-Ersatzschilder darin aufzubewahren? Egal ob Trennstreifen, Klarsichthüllen oder Briefumschläge – eine Hängeregistratur ist flexibel einsetzbar. Weniger häufig benötigte Utensilien könnt ihr ganz hinten einsortieren, dann bleibt vorne in Griffweite ausreichend Platz für wichtige Dokumente.

Im dritten und letzten Teil folgen fünf weitere Tipps zum Thema.

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 1 – Freitag ist Ordnungstag

15 Tipps zum Ablagesystem Teil 3 – Freitag ist Ordnungstag

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